Cómo hacer un presupuesto para un negocio, Paso a paso

¿Cuánto necesito para empezar mi negocio?

Establecer un presupuesto completo, que abarque todas las necesidades del negocio que estamos por iniciar, es uno de los requisitos y claves para empezar con un proyecto de manera organizada y clara, siempre conociendo las cuentas de nuestra empresa para cuidar las finanzas generales.

Realizar un presupuesto no es sólo cosa de negocios, sino que también es necesario aplicarlo a la vida personal y familiar, ¿por qué?, ¿para qué nos sirve? de eso hablaremos en este apartado, donde luego, te mostraremos paso a paso cómo hacer un presupuesto para un negocio.

Es importante comprender de qué se trata este proceso y cómo beneficia  las finanzas de nuestro negocio, por ello, iniciamos el recorrido por algunos conceptos para evaluar su importancia y conozcas de qué se trata. No olvides quedarte hasta el final para ver algunas recomendaciones claves que necesitas tener en cuenta.

¿Qué es un presupuesto?

El presupuesto es una herramienta de gestión estratégica que nos permite planificar la administración y el uso de los recursos financieros, en relación con las operaciones de una empresa en período de tiempo determinado y que nos permite el logro de objetivos.

En otras palabras, cuando hablamos de un presupuesto, hacemos referencia al resultado de un proceso de evaluación y estimación de gastos e ingresos sobre algún canal, en este caso, sobre un negocio. Es decir, hablamos de la cantidad de dinero que necesitamos para abrir un negocio, teniendo en cuenta los egresos que tendrá no sólo en su parte inicial, sino también estimando los gastos de operación en un período en curso determinado y los ingresos que éste tendrá.

¿Para qué sirve crear un presupuesto?

Además de permitirnos tener una buena administración financiera de nuestro negocio, conociendo las cuentas y los niveles de ingreso y egresos fijos y variables, también constituye la carta de presentación de todo profesional. Esto, porque aunque en ocasiones a un cliente solo le baste conocer el precio para decidir si lo compra o no, tener un presupuesto nos permite aportar el valor añadido a un servicio o producto, de tal forma que podamos valernos de las distintas técnicas del marketing para mejorar nuestra oferta hacia el cliente.

También son útiles para: evidenciar la situación financiera del negocio, analizar los niveles de consumo mes a mes, mantener un control de las finanzas, reducir el riesgo de omitir responsabilidades financieras e identificar prioridades.

Y, ¿a quién beneficia? Al negocio y su funcionamiento, al profesional y/o freelance autónomo que lo requiera y lo utilice.

¿Qué debe tener un presupuesto?

De manera general, el presupuesto debe contar con un total de los gastos del negocio, en este caso, los recursos que se consumen, las horas de trabajo, referencias de precios del mercado, viabilidad de aplicación de promociones y descuentos, la maquinaria y material utilizado, el margen de beneficio pronosticado, entre otros que veremos a detalle en el paso a paso para construir un presupuesto. En este sentido, se componen de la siguiente manera:

Gastos del negocio: Es necesario pronosticar una cifra de cobro por el tiempo de trabajo basándose en los costes variables y fijos para ello, calculando el precio de la mano de obra, los materiales y elementos utilizados, servicios requeridos para el proceso y otros gastos relacionados con el proceso de trabajo.

Aplicación de promociones: Aunque si bien la aplicación de promociones es una de las técnicas más usadas y prácticas de marketing, no siempre será posible realizarlas, por lo que, como autónomo, debemos evaluar la posibilidad de aplicarlas para mejorar nuestra oferta y llamar la atención del público objetivo.

Precio del mercado: Es clave tener referencias sobre los precios que se manejan en el mercado, de esta forma sabremos cómo podemos competir  y qué tanto o poco, están dispuestos a pagar los clientes por el producto o servicio.

Elementos de un presupuesto

Si algo debemos tener presente es que el presupuesto debe contar con la mayor cantidad de detalles posibles, por ello, aunque existen diversas formas de construir un presupuesto, debemos ser lo más descriptivos posibles en cada sección, de esta manera no sólo nosotros sabremos a qué equivale cada costo, sino que también será claro para el cliente conocer lo que está pagando.

Estos son los elementos que debemos incluir a la hora de hacer un presupuesto:

Datos de la empresa: Aquí incluiremos todos los datos generales de la empresa o del profesional que presta el servicio, como razón social, domicilio fiscal, teléfono, correo electrónico, NIF o CIF, entre otros.

Datos del cliente: Si el cliente es empresa o particular, en lo posible, debemos fijar el nombre, domicilio, CIF o DNI, y otros datos que tengamos de este.

Concepto del producto o servicio: En esta sección debemos detallar todo lo relacionado con los elementos constituyentes del servicio o producto que vamos a ofrecer, de tal manera que se incluya todo lo requerido para su proceso de elaboración y entrega final, desde la mano de obra, el material usado, costes, empaque, licencias, servicios de terceros, costo por unidad, entre otros.

Pago anticipado: En muchos casos, cuando el pago de cada presupuesto requiere de la compra de material de forma previa, es necesario establecer anticipos, por lo que se requiere establecer un monto de adelante sobre el importe total.

Plazo de entrega: Establecer los plazos de entrega para un proyecto, nos permite agregar el valor añadido al servicio que estamos prestando, de esta manera fijamos otros costes que puedan venir con él.

Importe: Para ello será necesario identificar el importa a partir de la suma de conceptos sin tener en cuenta el IVA, así como el porcentaje del IVA que se va a aplicar y finalmente el número total del presupuesto.

Aspectos legales: Así como tener las cuentas claras es fundamental para el buen funcionamiento general del negocio, también lo es tener todos los procesos y acuerdos en orden, por lo que es necesario tener las condiciones y aspectos legales claros de tal manera que no haya paso para malentendidos, omisiones o errores entre las partes que participan.

Pasos para realizar un presupuesto

Ahora que conocemos de qué debe estar dotado este proceso y para qué nos sirve, es momento de empezar con el proceso de creación de presupuesto empresarial o presupuesto de negocios:

Realiza un plan de inversión

Este primer documento nos va a permitir establecer una cifra aproximada de la cantidad de dinero que necesitamos invertir al negocio aplicada a un tiempo determinado, para ello debemos tener en cuenta lo siguiente: Maquinaria necesaria para producción, salarios de plantilla, constitución legal de la empresa (permisos y certificados), ubicación y local del negocio, material necesario, acondicionamiento de espacios, servicios necesarios iniciales,  en general todos los gastos de apertura.

Gastos de organización: Incluiremos los gastos relacionados con la inscripción del negocio como sociedad cooperativa o limitada, así como permisos legales que se necesiten para la apertura de la empresa y su operación en el mercado. Aquí estarán todas las necesidades en cuanto a trámites legales y administrativos.

Gestión de recursos humanos: En este campo es necesario definir cuántas personas necesitaremos en nuestro equipo de trabajo inicial para el desarrollo y operación del negocio, así como también incluiremos materiales o indumentaria necesaria y por supuesto, los sueldos respectivos. Evita caer en el error de hacerte cargo de las múltiples tareas que va a requerir tu negocio y permite la captación de personal para hacer la operación mucho más eficiente. Aún si tu capital es limitado, busca contratar servicios de expertos que contribuyan a tu crecimiento empresarial y del negocio.

Equipamiento del negocio: También será necesario hacer un inventario del material y el equipamiento que se requiere para la operación del negocio, como ordenadores, servicio de internet, servicio de telefonía, servicios públicos, muebles, dispositivos de seguridad, entre otros.

Define y estima los gastos de financiamiento y operación

Gastos fijos: Aquí están incluidos los gastos fijos y variables a los que está sujeto el negocio, como el sueldo del personal, compra de equipos técnicos, entre otros. Así mismo, estarán los gastos relacionados con el financiamiento en caso de haber optado por este tipo de financiación, donde añadiremos los pagos y fechas establecidas para entidades particulares, inversores y/o entidades bancarias.

Gastos variables: Por su parte, los variables pueden ser: número de ventas realizadas, pago de servicios, compra de productos, gastos de producción, impuesto por ventas, pago a distribuidores y proveedores, entre otros.

Gastos semivariables: Con una sección fija y otra variable, los gastos semivariables pueden ser los paquetes de servicios telefónicos y/o internet que pueden sumar un costo adicional por un uso incrementado del servicio, así como los salarios del equipo de trabajo sumando horas adicionales, entre otros.

Establece un margen de ganancias futuras

De acuerdo a los costos que tenemos ya, podemos establecer un margen de ganancias al que aspiramos llegar, teniendo en cuenta que éste será igual a los ingresos restando los gastos y egresos totales. Un ejemplo podría ser, si el negocio en ventas gana un total de $50.000 y los gastos suman $40.000, esto nos dejará un margen de ganancias de $10.000.

Ventajas y dificultades de un presupuesto de negocios

Si bien hemos hablado de que el presupuesto es una herramienta fundamental para la marcha de una empresa o negocio, siendo un elemento importante y de gran beneficio, también es cierto que contrae una serie de elementos que podemos considerar como dificultades o limitantes en su ejecución.

Ventajas de un presupuesto de negocios

Permite tener un control eficiente sobre la actividad financiera de la empresa, facilita la planificación y uso de costos de producción, permite el análisis de resultados financieros, ayuda al alcance de objetivos para la empresa, posibilita la identificación de problemas financieras previamente para ejercer una solución, permite la creación de medidas que permitan el uso eficiente de los recursos con los que se cuenta, entre otros.

Dificultades de un presupuesto de negocios

 Una parte de los datos en cifras del presupuesto están basados en estimaciones, lo abre la posibilidad de encontrar errores en el cálculo, se requiere de tiempo de operación para obtener eficiencia sobre el funcionamiento del presupuesto, no es un método infalible sino una herramienta de administración.

Recomendaciones finales

Para finalizar, hemos reunido una serie de consejos o recomendaciones finales que debes tener en cuenta a la hora de realizar un presupuesto de negocios o un presupuesto empresarial para maximizar su eficiencia:

Sé realista: Aunque si bien iniciando un negocio quisiéramos que nuestro margen de ganancias fuera lo suficientemente amplio, tenemos que ser realistas con este proceso y tener mucha paciencia, sobre todo a la hora de elaborar un presupuesto, donde las ganancias se verán, posiblemente, luego de un tiempo de operación.

Incluye todo lo relacionado con el negocio: Evita traer costes personales o familiares al presupuesto del negocio, deja sólo y exclusivamente lo que corresponde al negocio dentro de este documento, de esta manera llevaremos las cuentas más claras de la empresa y su funcionamiento.

Mantén el presupuesto actualizado: Si has adquirido un nuevo servicio para tu empresa, el que tenías ha incrementado su costo, etc, es necesario que estos ajustes se lleven directamente al presupuesto del negocio para mantenerlo al día y en función de la operación actual del negocio.

Usa una herramienta para llevar el presupuesto: Existen diferentes herramientas digitales que podemos usar para llevar las cuentas de nuestro negocio, en su mayoría estas suelen ser pagas o por suscripción. También encontramos hojas de cálculo prácticas y gratuitas como Excel, estas herramientas te permiten llevar el control de la contabilidad del negocio y actualizarlo cómodamente. Si deseas, puedes visitar nuestro artículo dónde te explicamos paso a paso cómo llevar tu presupuesto en una plantilla de Excel.

Llevar un presupuesto del negocio es una herramienta sumamente eficiente que nos permite, entre otras cosas, mantener las cuentas claras y cálculos financieros de nuestro negocio al día, un instrumento infaltable si estás por lanzar tu negocio. No obstante, debes tener en cuenta sus limitantes para evitarlas y llevar de la mejor manera este documento que cuidará poco a poco de la economía aplicada a tu empresa.

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