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Presupuesto – ¿Cómo calcularlo? Tipos de presupuesto y Ventajas

¿Qué es un Presupuesto?

En la sociedad actual el manejo de los recursos es muy importante, sobre todo si se cuenta con un nivel de ingresos fijo que tiende a ser insuficiente como en la mayoría de los casos familiares. Por ello, el presupuesto es una figura sumamente necesaria que sirve de guía para poder gestionar los gastos acorde a las ganancias personales.

Al querer emprender un proyecto económico, plantear un viaje, invertir en un bien mueble de importante valor como un automóvil o inmueble, una casa o piso donde vivir, el presupuesto siempre estará presente para lograr este fin.

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Definiciones de presupuesto

El presupuesto, es el planteamiento inteligente o gestión relevante de forma planificada y con anticipación de los recursos disponibles, bien sean personales, familiares o empresariales, derivados del movimiento de la economía proveniente de los ingresos producto de la actividad laboral, o cualquier figura que implique el movimiento líquido de dinero.

El presupuesto se plantea en la mayoría de los casos para metas concretas que impliquen el gasto de dinero, como la adquisición de bienes y servicios, viajes de placer o negocio, proyectos organizacionales con múltiples fines, entre muchos otros objetivos donde se necesite la figura del dinero para cumplir un proyecto.

El presupuesto puede tener un planteamiento temporal, es decir, puede establecerse para cumplirse al cabo de semanas, meses y hasta años, todo depende de la meta a conseguir que se plantea en el mismo, en el caso de las empresas el presupuesto suele planificarse cada año, por razones de control y en relación al pago de impuestos por actividad comercial formal frente al ente regulador.

Qué es un Presupuesto

El presupuesto tiende a esclarecer la forma como una organización se maneja, estableciendo prioridades de acuerdo a la gestión de la misma, de manera que se pueda buscar la optimización de las operaciones financieras en cada figura, bien sea de carácter familiar, negocio mediano o empresa multinacional, la fórmula siempre suele ser la misma, solo cambia la cantidad de aspectos involucrados. 

Presupuesto Online 

Para emprender cualquier tipo de proyecto necesitaremos antes tener un presupuesto que nos ayuda a indicar cual es la inversión inicial que necesitamos, (en este incluye el dinero que tenemos, dinero de los socios y dinero que nos presta una entidad financieras o bancos) costos iniciales que tenga la empresa (en este incluiremos todas las herramientas, alquileres, publicidad, sueldos nuestros y de empleados entre muchas mas opciones) y finalmente los costos mensuales que tendrá nuestra empresa cuando realicemos nuestra inversión.

Hemos desarrollado una herramienta en excel donde añadimos todo lo que te indicamos anteriormente para que puedas realizar correctamente tu presupuesto ya sea descargándola o utilizándola online.

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Las Modalidades de un presupuesto

El modelo de presupuesto puede variar de acuerdo a su planteamiento, el fin que se persigue y el tiempo que se quiere establecer para el control del mismo.  Existen tres tipos fundamentales de presupuesto que encierran la plasticidad económica, el tiempo invertido o dispuesto a invertir, o el campo en el caso de las empresas donde se aplica la herramienta presupuestaria.

De acuerdo a la flexibilidad o plasticidad económica, existen los presupuestos rígidos o disciplinarios que no son susceptibles de cambio durante la presencia de diferentes eventos que pueden ocurrir durante la gestión económica, es decir, no importa las eventualidades que sucedan este modelo de presupuesto no cambia sus criterios, para mantener la disciplina de atenerse al plan inicial original en que fue planteado el modelo de presupuesto. 

A su vez existe la contraparte de este presupuesto disciplinario o rígido, y es el presupuesto adaptable o flexible que, vendría siendo todo lo contrario, es decir,  este modelo pertenece o se adapta mas fácilmente a un modelo de economía cambiante.

Si se vive en un país cuya economía sufre muchos cambios en cortos periodos de tiempo, el presupuesto flexible puede adaptarse a los criterios cambiantes, a fin de establecer una dinámica económica para mantener a flote a la empresa o gestión familiar sin dejar decaer su carga. Sin embargo, este modelo de presupuesto puede tener escapes que no están establecidos en el planteamiento inicial, terminando o convirtiéndose en una propuesta muy distinta al presupuesto organizado en un principio.

De acuerdo al tiempo invertido, generalmente este aspecto está determinado en cualquier presupuesto, por el hecho de siempre pensar un tiempo específico en el que se busque la meta económica, básicamente puede ser en mediano o largo plazo dependiendo del plan establecido. Por ello, las empresas siempre usan esta herramienta presupuestaria para establecer metas de acuerdo a fechas de operaciones, además del hecho obligatorio de declarar operaciones anualmente frente al ente regulador del país de origen.

Las metas a largos periodos de tiempo generalmente se plantean en grandes empresas que manejan un movimiento económico muy importante, incluso masivo que, tienen una economía lo suficientemente holgada como para plantearse proyectos cuyo presupuesto puede conllevar a crecer aún más o invertir en grandes proyectos financieros.

De acuerdo al campo o departamento, este modelo suele ser utilizado solo en empresas que tienen campos de inversión variados, o departamentos que necesiten un presupuesto específico, adaptable bien sea a solo las ganancias, las ventas, gastos de operación entre otros factores separables para mejor administración.

Todo depende de la forma de analizar de los directores de la empresa y que tan dinámicos sean con las finanzas de la misma. No obstante, la empresa puede hacer un presupuesto principal o también llamado maestro, el cual puede fragmentarse con la finalidad de ser más preciso en la gestión económica.

Tipos de Presupuesto

Existen varios tipos de presupuestos que se pueden realizar para llevar el control de los gastos tanto de la empresa como del presupuesto familiar. Existen unos cuatro tipos de presupuestos de los más comunes que vale la pena intentar aplicar cuando se va a planificar un presupuesto. 

Las empresas utilizan: el presupuesto  incremental, el basado en actividades, de proposición de valor, y basado en cero. Estos cuatro métodos de presupuesto tienen cada uno sus propias ventajas y desafíos. El  presupuesto incremental toma las cifras reales del año pasado y suma o resta un porcentaje para obtener el presupuesto del año actual, por lo que es un método muy común que es sencillo y fácil de entender. Conozca toda la información sobre los tipos de presupuesto 

Revisión del  Presupuesto

Un presupuesto sea familiar o empresarial no tendría sentido sin la revisión continua que se debe hacer del mismo para llevar un control y seguimiento de su cumplimiento. 

Cuando se mira típicamente a los gastos frente al presupuesto, se busca ver el rendimiento sobre la base mensual. Los presupuestos mensuales reciben la mayor parte de la atención y seguimiento,  pero es importante no olvidar hacer una revisión anual del presupuesto. 

Al igual que cuando se analizan las acciones, la evaluación del rendimiento en múltiples marcos de tiempo en el presupuesto,  muestra un cuadro mucho más claro de cómo se van llevando los gastos a lo largo del año 

Puede que se tenga un nivel de presupuesto mensual en el que se esté por debajo   en el 50% del tiempo y por encima el otro 50% del tiempo. A primera vista, el nivel de presupuesto parece apropiado y se mantiene en el equilibrio y la conducción esperados. Conozca más de la revisión del presupuesto

Organización del Presupuesto

Una vez que se establece el presupuesto, realmente no se necesita mucho trabajo para mantenerlo. No obstante, se puede hacer el seguimiento del presupuesto aún más fácil si se organiza de la manera correcta. 

Una forma de organizar el presupuesto es con el modelo fijo/variable, el cual es sencillo de construir porque primero se asignan los gastos fijos y semifijos, y luego asigna los gastos variables. 

Lo cual tiene mucho sentido y ayuda a determinar el panorama difícil de gastos fijos,  antes de completar los gastos variables, que sigue siendo una de las mejores maneras de crear  y organizar un presupuesto, pero no es la forma más eficiente de agrupar las categorías una vez establecido el presupuesto. Por ello, se sugiere también el modelo de la necesidad, presupuestando primero las necesidades primarias de comida, vivienda, ropa y se procede de lo más esencial a lo menos esencial. Conozca más de la organización del presupuesto  

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Administrar el Presupuestal

Los profesionales de la administración son ascendidas a puestos directivos porque son personas con un alto desempeño, conocedoras de las áreas  de especialización y con capacidad de liderazgo. Lo cual no significa necesariamente que sepan desarrollar y operar un presupuesto. En consecuencia, puede surgir la necesidad de aprender a realizar y administrar un presupuesto sobre la marcha.

La gestión de un presupuesto empresarial y por departamentos es similar a la gestión de un presupuesto familiar, aunque en el empresarial pueden participar más interesados y es considerablemente más complejo, existen prácticas óptimas de las que se puede aprender siendo nuevos administradores. 

Lo primero que se aconseja es utilizar un presupuesto existente como base de referencia, porque, a menos que esté empezando un nuevo departamento o función, es probable que ya exista un presupuesto para el área que se está asumiendo, por lo que,  se puede revisar este presupuesto cuidadosamente, obteniendo respuestas a muchas de las preguntas. Conozca más de la administración de presupuesto

Planificación Presupuestal

Planificar un presupuesto es un paso muy importante previo a su organización, construcción y ejecución. Porque en el plan se establecen las metas y objetivos a lograr a corto, mediano y largo plazo. 

Para planificarlo se debe hacer un estudio de las prioridades de acuerdo a las metas económicas planteadas necesarias para la personalización de proyectos tentativos o posibilidades de expansión.

Un presupuesto detallado y realista es una de las herramienta trascendente para guiar el negocio y la empresa. Por lo tanto, el presupuesto proporciona información esencial para operar dentro de las posibilidades, manejar retos inesperados y obtener beneficios. 

El plan presupuestario apropiado identifica el capital disponible, estima los gastos y anticipa los ingresos. Los propietarios de negocios deben referirse continuamente al presupuesto como una forma de medir el rendimiento en relación con las expectativas. 

Es necesario realizar un estudio contable, sobre el flujo de caja de la empresa, en concordancia con los presupuestos de producción, gastos en la nómina administrativa y demás sub presupuestos que se deben estudiar para completar el presupuesto final de la empresa, de manera que se pueda llevar el control de los números presentes en el movimiento mercantil. Conozca más de la planificación del presupuesto

Planificación Presupuestal

Presupuesto personal

El presupuesto personal es una forma muy acertada e inteligente de llevar el control de los gastos, acorde a los ingresos familiares de cada año. Por ello, es importante comenzar a trabajar en los objetivos financieros, para lo que se requiere de un presupuesto.

El presupuesto personal o familiar es un resumen detallado de los ingresos y gastos esperados para un período de tiempo definido, que preferiblemente debería ser planificado mes a mes.  Mientras que la palabra presupuesto se asocia a menudo con gastos restringidos, un presupuesto debería significar y contribuir realmente un gasto más eficiente.

Por ello, el presupuesto le muestra a la familia el  dinero que espera obtener en relación con todos los gastos, desde los gastos necesarios como los pagos de la casa y el alquiler hasta los gastos discrecionales como el entretenimiento. Por lo tanto,  lugar de ver el presupuesto como algo negativo, es mucho mejor verlo como una herramienta para lograr el control, las metas y objetivos financieros. Conozca más del presupuesto personal