¿Cómo se administra un presupuesto?
Un gerente si conoce o no de números, comprende que la propiedad de un presupuesto suele ser una parte clave de sus responsabilidades laborales. Puede ser una tarea desalentadora, y los proyectos pueden tener varios tipos diferentes de costos que deben ser rastreados para asegurar que todo esté dentro del presupuesto.
Todas esas piezas móviles y costos fluctuantes pueden ser mejor rastreados con un software de gestión de proyectos en línea. Este software tiene las herramientas que simplifican el presupuesto del proyecto y la gestión de costes, permitiéndole establecer una línea de base, hacer un seguimiento de las tasas de mano de obra y añadir nuevos costes a nivel de tarea.
Con estas características, el gerente puede actualizar y añadir elementos a medida que surgen a lo largo del proyecto. Pero antes de que pueda manejar un presupuesto, necesita aprender a crear uno con estimaciones precisas.
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Una vez que se ha establecido el proyecto de presupuesto y se han identificado los gastos, se puede introducir esa información en el programa de gestión de presupuesto. Para introducir el proyecto de presupuesto, simplemente se hace clic en la pestaña de información del programa y se introduce una cifra en el recuadro.
Para añadir los gastos del proyecto, existen numerosas vías. Primero, se puede ir a la pestaña de gastos y añadir gastos fijos que no tengan tarifas por hora o fluctuaciones. Por ejemplo, se puede introducir el coste del material necesario para el proyecto. Se puede elegir añadirlo como un coste planificado al principio, y luego puede ir más tarde y añadir otro gasto como coste real. Esto ayuda a rastrear los costos planificados en función de los reales en el tablero a medida que el proyecto se desarrolla.
Otra forma de introducir los gastos en el proyecto es a través de las herramientas de gestión de recursos. Asignando a los recursos, o fuerza de trabajo, tarifas por hora, luego colocando las tareas, y a medida que se trabaje el costo laboral se agrega automáticamente al proyecto.
También se pueden añadir los gastos en el nivel de la tarea. Suponiendo que surge una tarea inesperada que no estaba en el plan inicial. Ello está bien porque se puede usar el dinero de contingencia para cubrirla. Sólo se agrega un monto de costo a la nueva tarea en el plan de proyecto, y ese nuevo costo se refleja en el tablero y en los informes.
En términos generales la administración del presupuesto de un proyecto sigue los siguientes pasos.
El Control de los gastos de todo el proyecto
Una vez que se han identificado y registrado los gastos, se debe controlar los gastos reales comparándolos con las estimaciones. Esto significa que se debe actualizar constantemente los gastos de los proyectos con las cantidades que realmente se gasta en las tareas.
Una vez que se han introducido todos los gastos planificados en el sistema, se pueden usar los cuadros de mando del programa en tiempo real para controlar el coste real frente al planificado. Estos tableros de proyectos ofrecen una ventana clara y es que los costos en curso del proyecto se presentan en gráficos de barras de colores fáciles de leer para un rápido análisis de la situación del presupuesto. Esta vista instantánea puede ser vital cuando se gestiona un presupuesto de proyecto, especialmente uno que haya sido ajustado.
Informe sobre los gastos hasta el nivel de la tarea
La presentación del informe de la administración del proyecto, requiere de las herramientas adecuadas, para evitar contratiempos. Porque, puede suceder que para cuando se vaya a presentar el informe, los números hayan cambiado y el informe ya esté obsoleto. En este sentido, el software puede crear informes instantáneos y detallados que se pueden compartir con personas relevantes de toda la organización en el formato que se prefiera.
Existen varios informes que se pueden hacer. No obstante, el informe de gastos es el más crucial para manejar el presupuesto. Porque con un informe de gastos, se puede obtener un análisis profundo del presupuesto total, los gastos reales y los gastos planificados, hasta el nivel de la tarea.
Revisar las estimaciones iniciales
Se necesita volver a estos informes y asegurarse de que se ajustan a la programación del proyecto. Si no están alineados con el marco de tiempo, entonces se debe revisar los gastos y comprobar que se han incluido todos y no se han dejado algunos fuera.
Esto conlleva al paso de revisar porque puede ser que se tenga que verificar las estimaciones que se hicieron antes. No se insistir en mantenerlas si el proyecto dicta algo más que requiera cambios. Porque, al revisar en tiempo real el administrador se asegura de que el presupuesto no son sólo números en una hoja de cálculo, sino una previsión de gastos precisa para el proyecto.
La adquisición de un software para este propósito sirve de mucha ayuda cuando se considera que se puede hacer un seguimiento del presupuesto con cuadros de mando en tiempo real, introducir los gastos recurrentes como los costes de mano de obra e informar sobre cada aspecto del proyecto, estando claro que el software tiene lo que se necesita para crear y gestionar los gastos de los proyectos.