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¿Cómo organizar un Presupuesto? Proceso y ejecución

Organización de un presupuesto

Toda organización incluyendo la familia,  necesita un presupuesto. Por lo tanto, desarrollar y administrar un presupuesto es la forma en que las empresas y familias exitosas asignan, rastrean y planifican el gasto, inclusive el gasto  fiscal.

Un proceso presupuestario formal es la base de una buena gestión tanto de los ingresos familiares como empresariales para el  crecimiento y desarrollo.

Muy similar a las finanzas personales, la disciplina y la planificación deben ser la piedra angular de un proceso de presupuesto empresarial.

En este sentido la mayoría de los aspectos que vienen con la gestión de una organización, el presupuesto debe ser impulsado por la visión, es decir lo que se está  tratando de lograr y el plan estratégico, que se relaciona con el conjunto de pasos para llegar a la meta.

Las organizaciones que se mantienen enfocadas en su estrategia y plan saben exactamente en lo que quieren gastar sus recursos y tienen un plan para ayudar a evitar que se gaste dinero en áreas que no se alinean con la visión, es decir lo que se está  tratando de hacer y la misión, relacionada con las razones por las que se están haciendo las cosas.

Seguidamente se presentan algunos pasos para organizar y gestionar el presupuesto. 

Precisar el Plan Estratégico

Cada organización, sin importar su tamaño, debe saber la razón del presupuesto  y la meta que espera lograr. Esto se articula a través de una Declaración de Visión y Misión por escrito.  Un Plan Estratégico es el método que tiene la organización para el logro de su misión.

El primer paso en el proceso de elaboración del presupuesto es tener un plan estratégico escrito.  Esto asegura que los recursos de la organización se utilicen para apoyar la estrategia y el desarrollo de la organización. Los que, significa que se debe presupuestar hacia la visión.

Determinar las metas y  objetivos de la eAmpresa

Los objetivos empresariales o familiares anuales son los pasos que una organización da para implementar su plan estratégico y son estos objetivos los que deben ser financiados por el presupuesto.

Las metas deben ser desarrolladas y debe haber una responsabilidad para alcanzarlas. Esta es típicamente la responsabilidad del equipo de gestión, la junta directiva, el propietario del negocio o los miembros productivos de una familia. El presupuesto proporciona los recursos financieros para lograr los objetivos.

Por ejemplo, si la organización ha superado la capacidad de sus instalaciones y existe un objetivo para aumentar el espacio, es necesario que se presupuesten los ingresos para ampliar o trasladar las operaciones de la empresa.

Precisar los alcances  de los ingresos

Las proyecciones de ingresos deben basarse en los resultados financieros históricos, así como en las proyecciones de ingresos por crecimiento. Por ello, el crecimiento proyectado puede estar vinculado a los objetivos de la organización o la familia, así como de las iniciativas planificadas que inician el crecimiento de la empresa.

Por ejemplo, si hay una meta de aumentar las ventas en un determinado porcentaje, esas proyecciones de ventas deben formar parte de las proyecciones de ingresos para el año.

Organización de un presupuesto

Hacer las  Previsiones de los costos fijos

La proyección de los costos fijos es simplemente una cuestión de mirar los costos mensuales predecibles que no cambian.  Costos de compensación de empleados, gastos de instalaciones, costos de servicios públicos, pagos de hipotecas o alquileres, costos de seguros, imprevistos entre otros costos.

Los costos fijos no cambian y son un gasto mínimo que debe ser financiado en el presupuesto.  Por ejemplo, si hay puestos de personal vacantes, el costo de llenar esos puestos debe formar parte de las proyecciones de los costos fijos. Igualmente, se proyectan estos costos fijos si se trata de un presupuesto familiar. 

Determinar los costos variables

Los costos variables son los costos que cambian de un mes a otro, los costos de suministros, los costos de horas extras, entre otros. Se refiere a los gastos que pueden y deben ser previstos y controlados.

Por ejemplo, si el aumento de las ventas en navidad hace que los costos de las horas extras aumenten temporalmente, esos costos deben presupuestarse.

Precisar la meta anual de Gastos 

Los objetivos relacionados con los  proyectos también deben recibir presupuesto. Cada iniciativa debería tener costos proyectados y vinculados con los objetivos. En este caso, el costo de la aplicación de las metas se incorpora al presupuesto anual.

Las proyecciones de los costos deben ser identificadas, establecidas e incorporadas en el presupuesto del departamento responsable de plantear el objetivo.

Por ejemplo, si el departamento de ventas tiene como objetivo aumentar las ventas en un porcentaje determinado, los costos asociados al aumento de las ventas referidos a materiales de marketing adicionales, viajes, entretenimiento, deben incorporarse a este presupuesto.

Determinar la cuantía del beneficio 

Toda organización, ya sea con o sin fines de lucro, y también familiar, debería tener un margen de beneficio específico.  Los márgenes de beneficio permiten obtener ventajas para el propietario del negocio o los inversores.

Las organizaciones sin ánimo de lucro utilizan sus márgenes de beneficios para reinvertir en las instalaciones y el desarrollo de la organización.  Las ganancias son importantes para todas las organizaciones y los márgenes de ganancia saludables son un fuerte indicador de la fortaleza de una organización. Lo mismo sucede en el núcleo familiar en el que se deben utilizar las ganancias para reinvertir en el crecimiento y mejorar la calidad de vida. 

Se debe realizar el nombramiento de la Junta encargada del presupuesto.

En el caso de la empresa se debe nombrar un consejo de administración, el presidente, el propietario o el jefe de la organización, para aprobar el presupuesto y mantenerse al día con la ejecución del mismo.  Nuevamente, de manera similar a las finanzas personales, el propietario debe revisar los estados financieros mensuales por las siguientes razones. Para supervisar el desempeño del presupuesto, estar familiarizado con todos los gastos, así como para salvaguardar la organización contra la apropiación indebida de fondos y un posible fraude de los empleados.

Ejecutar la  revisión del presupuesto

El comité de revisión del presupuesto debe reunirse mensualmente para supervisar el desempeño en relación con los objetivos. Este comité debe examinar las variaciones del presupuesto y evaluar los aspectos  relacionados con los excesos presupuestarios. Es importante hacerlo mensualmente para que pueda haber una corrección de los gastos excesivos o una modificación del presupuesto si es necesario.

Esperar hasta el final del año para hacer correcciones podría tener un efecto negativo en el resultado final del presupuesto.

Realizar  el tratamiento de las desviaciones del presupuesto

Las variaciones del presupuesto deben examinarse con el director del departamento responsable y deben plantearse preguntas sobre la causa de la variación. 

A veces surgen situaciones imprevistas que no pueden evitarse, por lo que también es importante, al igual que el presupuesto personal, disponer de un fondo de emergencia para ayudar a hacer frente a esos gastos imprevistos.

Por ejemplo, si el sistema de calefacción, ventilación y aire acondicionado se cae repentinamente y hay que reemplazarlo, sería una variación del presupuesto que hay que financiar.

Los buenos procesos de presupuesto pueden ayudar a desarrollar y hacer avanzar una organización, mientras que la supervisión descuidada de los presupuestos pueden cegar a una organización afectando su salud y viabilidad financiera a largo plazo.