¿Cómo se hace una planeación estratégica ?
Para empezar debemos partir de lo que es una planeación estratégica y cómo es que esta funciona. Pues bien, una planeación estratégica es un proceso que permite declarar valores, misión y visión de una empresa o negocio, en la que se evalúa tanto las características de la situación interna como externa. Se plantean objetivos que van especialmente a largo plazo y en este sentido se formulan estrategias que permitan lograr alcanzarlos.
La planeación estratégica se centra principalmente en las estrategias organizacionales, lo que quiere decir que para su operación tiene en consideración el enfoque a nivel general de la empresa. La planeación estratégica básicamente se centra en las técnicas y objetivos genéricos que afectan a varios departamentos del negocio.
Es así como el plan estratégico nos permite tener una guía clave para el uso y la ejecución de las estrategias para nuestro negocio, por lo cual podremos tener un mayor control de las actividades y todos los procesos incluidos necesarios para responder a nuestras necesidades.
Características de su funcionamiento
Para comprender de mejor manera cómo funciona la planeación estratégica, tendremos en cuenta las siguientes características claves:
-Está realizada por los mandos principales de la empresa (pero compromete a la mayor parte de los miembros del negocio)
-Se proyecta a largo plazo (puede ir de 3 a 5 años o de 5 a 10 años)
-Puede ser flexible en cuanto a construcción
-Requiere de revisiones regulares para identificar ajustes necesarios
-Su realización debe incluir e involucrar a todos los integrantes del negocio
¿Cómo hacer una planeación estratégica?
Luego de conocer los conceptos que hacen parte de este proceso y de qué se trata, es momento de ir a los pasos para crear una planeación estratégica para tu negocio, veamos cómo debemos empezar:
Declara los valores, la misión y visión del negocio
Como mencionamos, el principal elemento de la planeación estratégica con los valores, misión y visión de la empresa, por lo que será necesario declararlos primero. Pero, ¿sabemos qué son? Observa lo siguiente:
Valores: Principios y cualidades que tiene el negocio, como lo pueden ser: honestidad, responsabilidad social, innovación, trabajo en equipo, entre otros.
Misión: Propósito del nacimiento y razón de ser de un negocio, por lo que responde a la razón por la que se crea la empresa. Un ejemplo puede ser: “Satisfacer el paladar de nuestros clientes”.
Visión: Señala la dirección de un negocio, por lo que propone un enfoque de lo que se convertirá a largo plazo. Es así como la visión de un negocio puede tener la siguiente idea: “Ser la marca líder en el sector textil femenino a nivel mundial”.
Una vez tenemos estos tres elementos claros, los utilizaremos como base para determinar cuáles son los objetivos a los que necesitamos llegar, por lo que será más eficiente empezar con la formulación de estrategias. En este sentido, las estrategias deben tener presentes los valores de la empresa, ser adecuados e ir en pro de la misión e implementar los caminos que les permitan ir entorno de su visión.
Realiza un análisis interno
El análisis interno consiste en un proceso que usamos para estudiar y analizar, todos los elementos que hacen parte de una empresa, de esta manera podemos conocer estos factores de forma profunda en cuanto a recursos y capacidad del negocio.
Entre los elementos principales de una empresa a nivel interno encontramos los siguientes:
Área de producción: Adquisición de insumos para la producción, procesos de contratación, control de existencias, disposición de planta, tecnología usada, eficiencia de la producción, entre otros.
Área de administración: Estrategias, valores, políticas de la empresa, valores y principios, estructura organizacional, planeación, organización y dirección, entre otros.
Área de finanzas: Capital de trabajo, elementos activos y pasivos, patrimonio, liquidez, flujo de efectivo, rentabilidad, entre otros.
Área de marketing: Relacionados al producto o servicio principalmente, encontramos: servicio al cliente, producto, proceso de venta y distribución, precio del producto, publicidad y promoción, entre otros.
Área de recursos humanos: Relacionado al personal, encontramos procesos como: remuneración para el personal, capacitación, desempeño de los trabajadores, capacitaciones, proceso de contratación, motivación, liderazgo dentro del equipo de trabajo, beneficios e incentivos, entre otros.
Es así como el análisis interno nos permite identificar todo tipo de fortalezas, debilidades y condiciones específicas de la empresa para luego poder formular estrategias en pro de su beneficio y que sean capaces de fortalecer los aspectos positivos y responder a aquellos que sean negativos o pongan en riesgo alguna parte de nuestro funcionamiento.
Realiza un análisis externo
Se trata de un proceso mediante el cual examinamos una serie de factores, fuerzas y/o elementos que existen entorno a la empresa y que se relacionan con esta, evaluando aspectos como tendencias, alteraciones, cambios y acontecimientos que se generan, las cuales pueden tener un impacto en la operación del negocio.
Entre los factores externos principales de una empresa podemos encontrar las siguientes:
Fuerzas tecnológicas: Sistemas de comunicación, maquinaria, procesos productivos, entre otros.
Fuerzas económicas: Tasa de inflación, tasa de crecimiento con relación al crecimiento del producto nacional bruto, la tasa de interés, entre otros.
Fuerzas gubernamentales: Leyes de patentes, regulaciones y normas de carácter gubernamental, las leyes antimonopolio, entre otros.
Fuerzas sociales: Tasas de mortalidad con respecto a la comunicada, procesos de migración, tasa de fecundidad, entre otros.
Otras fuerzas
Competencia: Relaciona a factores como: estrategias, ventajas de competencia, recursos, capacidad, fortalezas y debilidades, entre otros aspectos.
Consumidores: Características particulares de los consumidores, tales como: hábitos de consumo, deseos, gustos, necesidades, preferencias, comportamiento a la hora de comprar, pasatiempos, entre otros.
Toda esta información será clave para el proceso de análisis externo, el cual nos permitirá la detección de oportunidades y situaciones beneficiosas de las que podamos sacar ventajas para la empresa, así como también podremos identificar situaciones que pudieran poner en riesgo su operación y afectarla. Posteriormente podremos analizar las necesidades, empezar a establecer objetivos y formular las estrategias pertinentes para hacer frente a cualquiera de las situaciones positivas o negativas que se nos presenten.
Define objetivos a largo plazo
Para la planeación estratégica es un punto sumamente importante la creación y definición de objetivos a largo plazo, teniendo en cuenta que estos deben cumplir rangos como de 3 a 5 años e incluso de 5 a 10 años. Con frecuencia los objetivos a largo plazo parten de expresiones genéricas, dada su operación son capaces de definir la dirección que tomará el negocio.
Estos son algunos ejemplos de los objetivos a largo plazo que puedes plantear en tu empresa:
-Convertirse en una marca reconocida en todo el mercado
-Generar un mayor nivel de utilidades
-Aumentar el número de ventas realizadas
-Convertirse en la marca líder del mercado en el que opera
-Incrementar el nivel de rentabilidad
-Tener mayor participación en el mercado de operación
En cuanto a las características de los objetivos a largo plazo estos deben cumplir con características clave como las siguientes:
-Aprovechar las oportunidades del mercado
-Tener en cuenta la misión, visión y los valores de la empresa
-No olvidar la situación del entorno
-Reforzar fortalezas o trabajar en las debilidades
-Estar frente a cualquier amenaza
-Tener en cuenta los recursos y capacidades que tiene el negocio
Establece las estrategias de acción
Hecho todo lo anterior, es momento de iniciar con la elección de las estrategias que vamos a usar, no obstante este proceso comprende todo lo que se requiere, desde la formulación, hasta el análisis y finalmente la elección de la estrategia que vamos a implementar. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:
-Evalúa resultados de análisis interno y externo: Para establecer una estrategia clave, serás necesario estudiar el producto obtenido de estos dos análisis con relación a la situación del entorno, recursos y capacidades de la empresa. De acuerdo a ello podemos tomar una decisión mucho más asertiva con respecto a lo que necesitamos.
-Crea y plantea ideas de estrategias: Es momento de formular una serie de posibles estrategias que sean factibles de acuerdo a la situación anterior. Para la creación de estas estrategias que podrían funcionar, tendremos en cuenta la información y los datos que hemos obtenido de los análisis internos y externos, por lo cual debe incluir los recursos de la empresa.
-Examina las propuestas: Una vez hemos creado este conjunto de posibles estrategias, es el momento de examinar a fondo las estrategias que se han propuesto. Para ello será necesario que tengas en cuenta los beneficios y dificultades, así como las ventajas, desventajas, precios y costos de cada una de ellas.
-Selecciona la estrategia más factible: Luego de esto, es posible que ya tengas una como las más opcionada de acuerdo a la examinación del punto anterior. Esta estrategia debe ser planteada y creadas a partir de la prioridad a la que se enfocan para luego ser ejecutada.
Estrategias puedes concebir
Para que tengas una idea acerca de las estrategias para planeación estratégica, a continuación te presentamos algunos ejemplos que puedes tener en consideración para su operación:
-Lanzar nuevos productos
-Reducir costos a nivel general o específico
-Adquisición de minoristas
-Formación de sociedades
-Mejora de productos
Estructura de un plan estratégico
Uno de los pasos para terminar este proceso se enfoca en el diseño y estructura de los planes estratégicos, el cual comprende un documento donde formulamos las estrategias y acciones que se van a ejecutar. En este sentido, el plan estratégico contará con los siguientes elementos dentro de su estructuración:
-Marcación de objetivos: Estos objetivos pueden ser de corto o mediano plazo, por lo que comprenderán un período de máximo 3 años de operación, ya que son mucho más específicos que los objetivos a largo plazo que pueden superar este tiempo. Estos objetivos serán los que nos permitirán estar más cerca del cumplimiento de los objetivos marcados a largo plazo.
-Definición de estrategias específicas: Aquí reunimos las estrategias específicas o los cursos de acción que vamos a tomar con el fin de cumplir los objetivos que serán de corto a mediano plazo. Estos deberán ser definidos claramente para conocer su funcionamiento de forma integral.
-Asignación de los recursos: Con la definición de las estrategias específicas que se van a tomar, se debe hacer también un análisis de los recursos necesarios para su ejecución, por lo que entonces debemos asignar elementos como: recursos financieros, físicos, de personal, recursos de tecnología, entre otros que serán necesarios para este proceso y que deben ser distribuidos correctamente.
-Delegación de personal: En este punto debemos establecer las personas que serán las responsables y las encargadas de la realización y ejecución de las estrategias que se planea implementar en la operación de la empresa.
-Establecimiento de plazos de operación: Estos plazos están relacionados con el tiempo de duración mediante el cual se van a ejecutar las estrategias, por lo que debemos definir un tiempo de acción en la que estarán en marcha y en la cual obtendremos los resultados finales.
-Presupuesto para la estrategia: Para finalizar con este proceso de diseño del plan estratégico, tendremos que analizar el capital de inversión o el presupuesto que se necesita realmente para que pueda ponerse en marcha las estrategias que hemos planteado anteriormente.
Pongamos en marcha las estrategias
En la mayoría de los casos, la planeación estratégica culmina en el momento en el que se pone en marcha una estrategia concebida a través de este proceso, no obstante, en otras ocasiones se incluye como parte del proceso para tener una mejor coordinación de las técnicas que se ponen en marcha.
Para poner en marcha las estrategias, antes debemos realizar la implementación de las acciones previas a ellas, como por ejemplo: distribución de recursos, capacitación y anuncio a los responsables de ponerlas en marcha, entre otras que la ejecución de las estrategias debe implicar, como también:
-Resistencia al cambio: Con frecuencia la puesta en marcha de las estrategias en un negocio suele implicar un cambio, especialmente cuando estas tienen la capacidad de alterar el rumbo de la empresa en la que operamos. Es por esto que es necesario que tanto los trabajadores como el dueño, sean capaces de responder positivamente ante al cambio y reducir la resistencia a este si es que la hay.
-Control de problemas: Cuando se ponen en marcha estrategias, se pueden presentar conflictos previos por cuestiones como la distribución de los recursos, entre otros procesos. Por ello será necesario estar preparados para cualquier tipo de problemas que se presenten y resolverlos de manera eficiente para continuar con el proceso.
-Motivación al personal: Es sumamente clave que los trabajadores se sientan como parte del proceso, pues especialmente logramos un mejor desempeño cuando motivamos a cada una de las personas que trabajan con nosotros y benefician al rendimiento de la empresa.
Control de las estrategias puestas en marcha
Para finalizar esta serie de pasos clave para la planeación de estrategias para una empresa o negocio, terminamos con el proceso de control y evaluación de resultados de las estrategias que hemos ejecutado. De esta manera ten en cuenta lo siguiente:
-Necesitamos hacer un seguimiento de la ejecución de las estrategias, lo cual nos va a permitir tener un control de este proceso de manera que podamos asegurarnos de que su dirección es la correcta y que va de acuerdo a lo que hemos establecido durante el plan estratégico.
-Una vez la estrategia haya terminado su acción de acuerdo al tiempo determinado como plazo, debemos proceder a analizar y evaluar los resultados que obtuvimos luego de su implementación. Analizar esta información nos va a permitir evidenciar si finalmente se cumplieron los objetivos establecidos en el proceso, así como comparar los procesos finales con los que se habían proyectado para evaluar fallas, fortalezas y debilidades.
-Luego de haber hecho esto, será necesario tomar las acciones correctivas, tanto después del seguimiento como del análisis de resultados, ya que podremos detectar posibles errores que queremos erradicar y resolver para la nueva implementación de estrategias, estas pueden ser relacionadas, por ejemplo, con el nivel de inversión, cantidad de personas encargadas, requerimiento de más tiempo de plazo, menos, etc.