Sistema de un plan de negocios
El plan de negocios es un documento sumamente importante que debe tener a la mano cualquier emprendedor que quiera empezar su proyecto o cualquier empresario que ya tenga su negocio establecido en el mercado. Este documento es también un requisito de operación que debe estar presente en cualquier caso.
¿Cómo hacerlo?, ¿qué debe tener? Para ti, que desconoces lo que debe tener un plan de negocios, quieres recordarlo o simplemente deseas retomar los pasos para armar este documento, está hecho este artículo, donde conocerás todo lo que debes tener en cuenta a medida que conocemos la estructura de un plan de negocios.
Estructura de un plan de negocios
Para la elaboración de este documento, dado que todos los negocios no funcionan de la misma manera, no existe una estructura estándar que deba estar y constituya todo el plan de negocios de forma general, sino que el emprendedor es quien adapta este formato de acuerdo a las características de su negocio.
Lo anterior se debe a que el emprendedor organiza su plan de negocios basado en las necesidades que tiene, pues será el documento que use como guía para crecer y avanzar con su negocio.
¿Qué debe tener un plan de negocios?
Aunque si bien no existe un sistema estándar, están una serie de aspectos y puntos que sí deben permanecer en todo plan de negocios, para cualquier empresa, cualquier producto y cualquier servicio.
Resumen ejecutivo
Es la parte inicial de un plan de negocios donde básicamente realizamos un resumen del funcionamiento y las bases de nuestro negocio o empresa. Esto también nos permite hacer un resumen general de lo que nos va a enseñar el próximo plan de negocios. En este sentido, el resumen ejecutivo debe contar lo siguiente:
-Datos del negocio: Nombre de la empresa, tipo de empresa (legalmente constituida), ubicación del negocio.
-Descripción del negocio: Se realiza una pequeña descripción del negocio y su actividad en el mercado explicando en qué consiste el producto o servicio que se va a ofrecer al mercado.
-Característica de diferenciación: Aquí señalaremos todas las características y aspectos innovadores que destacan a nuestro negocio entre la competencia y que le van a permitir marcar la diferencia sea un producto o un servicio.
-Ventajas y potencial competitivo: Determinamos todo tipo de características que sean considerados como una ventaja en relación con las demás empresas competidoras del mercado.
-Misión y visión: Tener claro estos dos aspectos es la guía principal para saber e identificar el lugar al que queremos direccionar nuestro negocio.
-Necesidad del negocio: En esta área vamos a señalar la oportunidad de negocio que justicia la propuesta de nuestra idea de negocio para aplicarla. Las razones que motivan su aparición y le proponen un rendimiento productivo.
-Objetivos: Otra parte fundamental de un plan de negocios son los objetivos. Serán las metas a las que queremos llegar, ya sean a corto, mediano o largo plazo.
-Estrategias: Conforman el conjunto de técnicas que empezaremos a implementar durante la actividad del negocio para lograr llegar y cumplir los objetivos establecidos del negocio.
-Equipo ejecutivo: Independientemente de las áreas, en el equipo ejecutivo señalamos a todas las personas que componen el equipo de trabajo y que con sus labores, llevarán al negocio al cumplimiento de la actividad comercial del negocio.
-Capital de inversión: Hace referencia a la inversión monetaria que será necesaria para poder poner el negocio y todas sus tareas iniciales que le permitan operar durante la etapa inicial.
-Indicadores de rentabilidad: Este punto se encargará de reunir los resultados que se obtuvieron a partir de los indicadores de rentabilidad con los que registramos el rendimiento para conocer el producto final en cada proceso.
-Impacto ambiental: Es un requisito legal que permite conocer de forma clara el impacto ambiental que tendrá el negocio durante su funcionamiento y operación.
-Conclusiones: Para finalizar con el resumen ejecutivo se procede a realizar una serie de conclusiones que fueron facilitadas por esta investigación y que repercuten en el plan de negocios que usaremos.
Estudio del mercado
Una área de alta importancia es el estudio que realizamos al mercado al que pensamos lanzar nuestro negocio. Esto incluye una investigación de la industria objetivo que incluye diferentes componentes que nos van a servir para conocer las condiciones del mercado y posteriormente generar estrategias que nos permitan tener mejores resultados y rendimientos.
En este sentido, un estudio de mercado está compuesto por los siguientes puntos para tu plan de negocios:
-Conocimiento del mercado: En esta primera parte lo que haremos será identificar los elementos que hacen parte del mercado para su posterior investigación.
-Descripción de la industria: Una vez hemos identificado los elementos del mercado, procedemos a realizar una breve descripción de ella, señalando aspectos como: tamaños, evolución, antecedentes y experiencia, etc.
-Análisis del mercado objetivo: En este punto en específico, vamos a definir y analizar el mercado al que nos pretendemos lanzar con nuestra idea de negocio, de tal manera que hagamos una descripción del consumidor en la que conozcamos aspectos clave de él como: hábitos de consumo, preferencias, rango de edad, gustos, comportamiento a la hora de comprar, costumbre, entre otros.
-Análisis de la competencia: Otro tema que no podemos dejar de lado son los negocios y empresas que además de enfocarse hacia el mismo público objetivo o mercado, también ofrecen un producto o servicio similar o igual al que ofrecemos. El análisis de la competencia incluye información de los que serán en el futuro tus competidores y en este sentido datos como: número de ellos, ubicación, líderes, experiencia, estrategias, precios, capacidad de producción, medios de difusión y publicidad, fortalezas y debilidades, puntos de venta, etc.
-Análisis de la demanda: Aunque si bien lo más probable es que estés en la etapa inicial de tu negocio, este proceso consiste principalmente en obtener un diagnóstico de acuerdo a las condiciones de la demanda actualmente, por lo que deberás hacer un análisis de la respuesta de la demanda ante tu negocio.
-Análisis de las estrategias de marketing: Este punto hace referencia a una investigación aplicada a las estrategias comerciales, también conocidas como estrategias de marketing que serán implementadas con el fin de llegar al público objetivo de forma eficiente.
-Análisis del proveedor: Para finalizar con el estudio del mercado, terminamos con un análisis enfocado a los proveedores a los que tendremos que contactar para la venta de productos u otros factores. El análisis aplicado al proveedor debe incluir información como: líneas de crédito, funcionamiento, nivel de abastecimiento, ubicación fija, garantía, precios al por mayor, facilidad de pago, cumplimiento, experiencia en el mercado, opinión de los consumidores y otros negocios, etc.
Para la obtención de la información anterior puedes recurrir a encuestas para el público objetivo, el focus group y otros, entre las técnicas de recolección de datos.
Estudio técnico del negocio
Para esta tercera parte de nuestro plan de negocios, realizaremos una descripción en cada elemento que nos permita conocer las necesidades en materia de elementos y equipos para que nuestro negocio pueda ponerse en marcha, así como aspectos de la infraestructura, tamaño, condiciones, características y demás aspectos propios de la ubicación del negocio.
Para ello trabajaremos en los siguientes elementos:
-Necesidades físicas: Aquí tendremos que especificar todos aquellos elementos físicos que serán necesarios para que nuestro negocio pueda funcionar de la mejor manera, por lo que algunas de estas necesidades físicas pueden estar en: maquinaria de operación, equipos, herramientas, insumos, terreno, edificio, local, mobiliario, etc.
-Sistema de funcionamiento: Este punto hace referencia a las etapas que conforman el sistema y procesos que desempeñará el negocio en fases como: proceso de compra, almacenamiento de los productos, fabricación, proceso de distribución, sistema de ventas, etc.
-Local o ubicación fija: Haremos una descripción del local o establecimiento físico donde entrará en funcionamiento nuestro negocio (si es que cuenta con un lugar físico). En este proceso añadiremos información como: ubicación, tamaño del local, infraestructura e imagen, capacidad de producción, posibilidad de disponer una planta, etc.
Departamentos de organización del negocio
En cuanto a la estructura jurídica y orgánica que tendrá el negocio, será necesario enfatizar en áreas como la organización del mismo negocio. Esto incluye los departamentos que van a componer el negocio, así como elementos y necesidades de éste para su funcionamiento.
-Estructura jurídica: Se denomina estructura jurídica a la constitución legal que tendrá la empresa. Esto depende de si iniciamos nuestro negocio como persona natural o jurídica, lo que definirá si la empresa es S.C, S.A, etc.
-Estructura orgánica: Hace referencia al tipo de organización, por lo que aquí estarán los departamentos que van a constituir el negocio a partir de las relaciones jerárquicas en materia de producto y funcionalidad.
-Cargos delegados: De acuerdo a las condiciones de nuestro negocio inicialmente, será necesario delegar una serie de tareas (si tenemos la posibilidad) a distintas personas o que éste sea repartido con el fin de reducir gastos. Los cargos y las funciones son las responsabilidades del jefe y sus subordinados.
-Personal del negocio: De acuerdo a los cargos establecidos que tiene tu negocio disponibles, se inicia el análisis de los perfiles de las personas que serán necesarios para el cumplimiento de esas funciones. Para ello se tendrá que especificar los requisitos en cada uno de los postulados, como habilidades, experiencia, conocimientos en el área, etc.
-Gastos de personal: En este punto vamos a especificar todos los gastos relacionados directamente con el personal y equipo de personas que vamos a formar a fin de que trabajen para el negocio. En este sentido se reunirán datos como: salarios para cada persona, beneficios de acuerdo al cargo, posibles uniformes e indumentaria, entre otros.
-Sistemas de información: Señala en este punto los mecanismos y el proceso que usará para realizar los respectivos registros y distribución sobre la información del negocio que está en emprendimiento.
-Perfil del equipo ejecutivo: Para finalizar con esta área, debemos hacer un análisis sobre el perfil del equipo ejecutivo. Este hace referencia al perfil de las personas que inician el negocio propiamente, por lo que será necesario conocer experiencia, conocimientos, habilidades, etc.
Análisis del capital de inversión
Una de las preguntas más frecuentes de los emprendedores es sobre la cantidad de inversión que van a necesitar para poder poner su negocio en marcha principalmente. Obtener una respuesta cercana sobre esto requiere de un estudio de la inversión a partir de una serie de elementos clave, los cuales explicamos a continuación:
-Activos fijos: Se trada de los activos que se necesitan antes de poner el negocio en marcha en materia de objetos, maquinaria, infraestructura, herramientas, mobiliario, edificios, terreno de operación, entre otros. Básicamente una cotización del dinero para conseguir el establecimiento de operación.
-Activos intangibles: Aquí hablaremos de los elementos que serán necesarios realizar para la apertura e inicio del negocio, los cuales son inmateriales. Entre ellos encontramos: investigaciones realizadas al mercado, procesos de análisis, diseño del producto, constitución legal de la empresa, permisos y licencias de funcionamiento, procesos de apertura y marketing, capacitación y entrevista del personal, entre otros. Aunque si bien hablamos de activos intangibles, estos comprometen una parte de la inversión en su proceso.
-Capital de trabajo: En esta parte reuniremos todo lo relacionado con los elementos que necesitaremos para conformar el capital de trabajo, entre los cuales estará: productos terminados, envases, insumos, productos que estén en proceso de fabricación, utensilios, material de escritorio, servicios básicos, mantenimiento, publicidad, seguros, planilla de administración, etc.
-Capital de inversión total: Para obtener una cifra cercana que podría constituir el total del capital de inversión será necesario realizar una suma de todos los aspectos mencionados en este punto, donde estará: los activos fijos, los activos intangibles y también el capital de trabajo. Esto nos permitirá tener un estimado de lo necesario para empezar.
-Fuentes de financiamiento: En caso de que las cifras superen el dinero que tenías ahorrado o por algún motivo necesites recurrir a un proceso de financiamiento externo, entonces necesitaremos hacer una descripción de las fuentes que podrían contribuirnos en este aspecto. Realiza una lista de posibles fuentes de financiamiento e investiga sobre ellos de tal forma que puedas obtener datos en cuenta como: monto de préstamo, plazos de entrega, costos e intereses, entre otros.
Análisis de ingresos y egresos
De acuerdo al tiempo de duración para el que se proyecte este plan de negocios en construcción, haremos una list de los ingresos y egresos basados en proyecciones de los mismos, por lo que será necesario tener en cuenta los siguientes elementos:
-Presupuesto de ingresos:Resume todo el tipo de presupuesto relacionado con los procesos de ventas, cobros que se generen y demás dinero que ingrese al negocio.
-Presupuesto de egresos: Por su parte, este tipo de presupuesto señala a todos sectores a los que se dirige el dinero que ingresa, como es el proceso de compras, pagos realizados, costos administrativos, presupuesto de pago de deudas, gastos de ventas, etc.
Otros sectores:
-Análisis de presupuestos de efectivo
-Presupuesto de operación con estado de ganancias y pérdidas
-Balance general de acuerdo a lo proyectado
Análisis financiero del negocio
En esta parte haremos un estudio sobre el cálculo del período de recuperación del capital de inversión del que hemos dispuesto, además de la rentabilidad que nos arroje el mismo. Este proceso de análisis debe estar compuesto de los siguientes elementos:
-Tiempo de recuperación de inversión: Es un período estimado a partir de análisis sobre el tiempo que tomará recuperar todo el dinero que se ha invertido en el negocio.
-Retorno de inversión: Este hace referencia a la rentabilidad del negocio a partir de una proyección con el índice financiero de retorno del capital.
-VAN y TIR: Será la rentabilidad obtenida a partir de los índices financieros VAN (Valor Actual Neto) y TIR (Tasa Interna de Retorno).
Estos son los puntos clave para desarrollar un plan de negocios partiendo de una estructura general que no necesariamente debe cumplirse a cabalidad sino que, como mencionamos, puede acomodarse al tipo de operación y particularidades generales del emprendedor. No olvides actualizar este documento con regularidad una vez las condiciones para la empresa presentan cambios, pues será necesario reformular nuestras estrategias para lograr mejores resultados.
