Iniciar una empresa de organización de eventos
Cada día las empresas realizan más y más eventos, ya sea para lanzar un nuevo producto, para agasajar a alguien importante que llega del exterior o incluso para celebrar aniversarios y otros acontecimientos con sus empleados. Por supuesto que organizar un evento de esta índole requiere de mucho tiempo y energía que, de no existir alguien se decida montar una empresa de organización de eventos, le restaría mucho tiempo a los empleados de la empresa hacerlo y el trabajo sufriría retrasos y pérdida de calidad. Es aquí donde tu empresa organizadora entra en acción.
Lista entera de los negocios que son de servicios
Función de una empresa de organización de eventos
Cuando decides montar una empresa de organización de eventos, debes tener muy en claro desde el comienzo de qué te encargarás. Primero que nada veamos con qué tipo de eventos puedes toparte: agasajos, aniversarios, recibimientos, despedidas, eventos deportivos, bodas, cumpleaños, bautismos, baby shower, entre otros. Como verás, no todos son eventos empresariales. Un aspecto muy positivo es que todos, en mayor o menor medida, requerirán de servicios muy similares, ya que lo que organizan es una fiesta y todas las fiestas tienen, aproximadamente, necesidades similares.
Ahora bien, tus tareas serán las siguientes: en primer lugar tú serás el filtro entre las opciones que existen en el mercado y tu cliente. ¿Qué quiere decir esto? Que cuando llega la hora de presentarle las opciones en salones a tu cliente, no le presentarás veinte, sino que habrás hecho una pre-selección de tres o cuatro, basándote en las necesidades que se te habrán especificado. De este modo será con cada uno de los servicios que presentes.
Veamos entonces de qué tendrás que ocuparte: salón, servicio de catering, mesa de postres, espectáculos (si hubiera algún show), invitaciones, música, disposición de las mesas, protocolo, mozos, bebidas y algún otro detalle que el cliente requiera que realices.
Es decir, será tu responsabilidad que todas y cada una de los detalles esté listo en tiempo y forma. Para ello deberás contar con la decisión final del cliente para cada servicio, lo antes posible y poder así ultimar detalles con cada proveedor. También te encargarás de controlar que lo que se contrató sea lo que efectivamente esté presente el día del evento. Es decir, si se compraron diez cajas de Champagne, debes controlar que las diez cajas estén presentes y en buen estado. Con respecto a la comida, comprobarás su estado, temperatura y que coincida con lo contratado. Del mismo modo harás con cada servicio contratado.
Rentabilidad de una empresa de organización de eventos
Muchas son las estrategias que puedes utilizar para ser un exitoso empresario una vez estés determinado a montar una empresa de organización de eventos.
Para comenzar, puedes publicitarte de manera efectiva: guía telefónica para empresas, revistas de novias, de negocios y de bebés, quienes serán en definitiva tus principales clientes, internet (página web propia y contratar publicidad en páginas que vendas productos para fiestas y eventos, por ejemplo.)
Una muy buena idea, que te dará prestigio y confiabilidad, es armarte un portfolio con fotos de trabajos que hayas hecho. De este modo, podrás llevarlo contigo para mostrarle a los potenciales clientes para futuros proyectos.
Requisitos de una empresa de organización de eventos
Esta empresa no necesita tanto personal solo con una secretaria, contable y una o dos personas que ayuden en la labor comercial es suficiente. El resto de servicios se pueden subcontratar, por lo que cuanto menos gastos de personal se tenga menos dificultades con los resultados.
Lo ideal es que en un comienzo la empresa sólo tenga una única persona que haga de presidente y director comercial con la capacidad y los contactos para contratar a los mejores profesionales para cada evento. El personal debe tener formación en turismo, relaciones públicas, comunicación interpersonal, entre otras habilidades. También es recomendable que dominen varios idiomas.
La inversión en publicidad, no puede ser muy elevada porque lo mas rentable para una empresa de organización de eventos es el trabajo comercial y, sobre todo, el boca-oído. En este negocio cuentan mucho los contactos y por eso la publicidad en grandes medios masivos no es muy efectivo.
Lo ideal es colocar anuncios en medios muy especializados y servirse de formas de publicidad que lleguen más directamente al público objetivo, tales como mailings, páginas amarillas, asistencia a ferias, redes sociales entre otros.
Ventajas para emprender en una empresa de organización de eventos
Los inversionistas de empresas de eventos son a menudo personas que se iniciaron en un aspecto particular de los eventos especiales. El dueño del negocio, seguro comienza con una exitosa empresa de catering antes de que se decida a planificar eventos completos.
Otros inversores tienen historias similares, porque a menudo estos empresarios no sólo coordinan eventos enteros sino que, además, pueden proporcionar uno o más servicios para estos eventos. Seguramente estos inversores comenzaron a planificar eventos también para otras empresas antes de decidir entrar en el negocio por su cuenta.
Casos de éxito
La Franquicia Party Fiesta, es un ejemplo de éxito de un negocio de eventos, porque ofrece artículos de fiesta y disfraces, (74.000€) y además se especializa en la comercialización de artículos e insumos para eventos, fiestas, y tiene como clientes distintos grupos de público, tales como madres, padres, niños, abuelos, jóvenes, compañías y organizaciones.
Otro negocio éxito es la franquicia Camelot Park, considerado un negocio líder en ocio infantil, (100.000€). La empresa Camelot Park es una cadena líder en España, que tiene unos 20 años operando en el mercado del camping, de experiencia y aperturas en cuatro países, gracias a sus novedosos conceptos de ocio, su estructura y recursos.
Problemas en la empresa de organización de eventos
Uno de los problemas del negocio de eventos, es poder conseguir más público, para ello se deben incluir más actividades que atraigan a la gente, fuera de las tradicionales. Tal vez un evento deportivo.
Las colaboraciones con las ONG, ayudan a atraer público y los participantes tienen sus propias historias que contar. Pueden ir disfrazados, colocar otras actividades recreativas que diviertan y agraden a las personas para que luego recomienden la empresa.
La campaña de publicidad. Este puede ser otro problema con el que el organizador y dueño de la empresa se puede encontrar. Por ello, Hacer que el mensaje llegue a todo el mundo a través de los medios tradicionales de prensa, radio y televisión, o también por las redes sociales cuesta tiempo y dinero.
Una forma de lograr la difusión sin que se gaste tanto dinero, es la captación de fondos para una ONG, siendo los propios participantes los que empiezan la campaña de publicidad del evento. La recaudación de fondos suele empezar varios meses antes del día.
Los participantes que van a recaudar fondos y han creado su propia página de captación, empiezan a compartir en Facebook, Twitter y por email la página, pidiendo ayuda a los amigos y familiares. En el proceso de entrenamiento para el evento, se puede hacer la captación de fondos, buscando que todo el mundo se entere.
Se debe estar preparado para cualquier contingencia. Si no se tiene planes de respaldo u opciones alternativas para todos y cada uno de los aspectos del evento, pueden ocurrir grandes problemas. Hay que estar preparado por si las cosas no salen como fueron planeadas.
Por ello, si se tienen planes de contingencia será mucho más fácil de manejar cualquier situación de emergencia. Igualmente, es conveniente tener un plan detallado de gestión del evento e igualmente un plan de contingencia.
El equipo de trabajo tiene que ser muy profesional en todo el proceso siendo uno de los aspectos más esenciales. Porque, con una sola área del evento que se desvié de los que se ha previsto inicialmente en el plan, se pueden producir situaciones que dañen todo el proceso.
Consejos para el negocio de creación de eventos
Para invertir y trabajar en eventos es necesario obtener la certificación, considerando la posibilidad de obtener un título o certificado de una universidad local en planificación o gestión de eventos. Una lista de colegios y universidades que ofrecen oportunidades educativas en este campo.
Ofrezca un servicio diferente
Se necesita elegir el evento, el momento adecuado y la forma en la que se va a conseguir llegar al público esto es fundamental, pero también hay que aportar un contenido diferente. Antes de comenzar a organizar eventos, hay que responder aspectos tales como la ubicación, facilidades, prestaciones técnicas, momentos de celebraciones, entre otros.
Sea flexible con los cambios de tamaño, ubicación y otros detalles. Porque, a medida que se avanza en el proceso de planificación de eventos, lo más probable es que se descubra que el evento cambia de tamaño, ubicación y otros aspectos. Es natural que ocurra y todo puede ir bien siempre y cuando no se pierda de vista la razón por la que se está haciendo todo el trabajo. Por ello, se necesita un poco de flexibilidad.
