¿Qué es una sociedad de hecho?
Este tipo de sociedad se diferencia de los demás porque no cuenta con una personería jurídica, lo que le permite funcionar sin tener que regirse por el Registro Mercantil. Es así que se trata de una sociedad en la que su constitución es consolidada a partir de la voluntad de dos o más personas para iniciar actividades.
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La sociedad de hecho no cuenta con un convenio expreso entre los dos socios, pues su reunión se realiza con el fin de alcanzar un objetivo en común. Es decir, es posible operar sin que exista un reconocimiento jurídico, aunque no por ello pierde su validez. No se cuenta allí con un contrato que establezca reglas de asociación.
Características de una sociedad de hecho
Una de las particularidades más importantes de las sociedades de hecho, tiene que ver con que puede estar representada por cualquier socio que haga parte de la sociedad, así mismo, pueden operar sin que estén adscritas a un tipo de sociedad mercantil determinado, pues son un tipo mismo de sociedad.
Socios: se requiere de mínimo dos socios que inicien la sociedad, aunque no hay un número máximo de socios que deban estar dentro de la compañía. Como mencionamos, los socios que hacen parte de la empresa no adquieren la facultad jurídica. Sus derechos operan según el acuerdo que se haya instaurado frente a la actividad social de la empresa.
Responsabilidad de una empresa con sociedad de hecho: en este aspecto, la responsabilidad de los socios en la sociedad es de carácter ilimitado. Pueden ser relaciones solidarias en función de las operaciones sociales.
Socios: la sociedad de hecho puede estar conformada por dos o más socios, aunque no existe un número máximo de integrantes establecido. Recordemos que su responsabilidad es ilimitada y no figuran como personas jurídicas. La persona que constituya la sociedad, está en la libertad de disolver la sociedad en el momento que desee sin que sea necesario contar con un consenso.
Requisitos: cada uno de los socios debe estar al día con respecto a la renovación de la Matrícula Mercantil. El proceso de inscripción requiere que todos los socios estén debidamente matriculados, para lo que se deberá diligenciar una carátula con anexo mercantil en el que se registren datos personales de quienes harán parte de la red de socios de la sociedad de hecho. El trámite de registro mercantil se realiza el mes siguiente a la fecha en la que se constituye la sociedad o justo después de que inicie actividades.
La sociedad constituida debe realizar su matrícula ante el Registro único Empresarial y el Social RUES, en caso de que cuente con más establecimientos comerciales en operación. Es así que requiere que los hechos tengan explotación común, donde las acciones deben ser a la vez situado bajo los presuntos asociados. La colaboración de cada uno de ellos dependerá del aporte para igualar las condiciones.
Cancelación de matrícula: una vez la sociedad deje de realizar las actividades comerciales, es necesario que todas las personas naturales que hacen parte de la empresa, procedan con la cancelación de la matrícula mercantil así como la del establecimiento de comercio. Este proceso debe realizarse a partir de una solicitud en formato escrito y que cuente con la firma autenticada por parte de un notario.
En muchos casos se recomienda que desde el primer momento, con ayuda de un experto,se redacte un pacto de socios, el cual es de vital importancia para el funcionamiento de la sociedad. Se trata de un acuerdo privado entre los integrantes en los que se especifican las funciones y las formas de retribución de cada uno de los socios, el compromiso de permanencia, acuerdos del gobierno de la sociedad, la forma de transmisión de acciones y la confidencialidad en relación con información de la empresa.
Pasos para crear una sociedad de hecho
Para el proceso de inscripción de la sociedad de hecho como establecimiento, se requiere que los asociados presenten un anexo mercantil que esté firmado por cada uno de los integrantes. Sólo en caso de que estas personas tengan facultad jurídica, este documento deberá ser firmado por quien esté en la posición de representante legal.
Registro: para iniciar el proceso de constitución y el registro debidamente, se necesita adquirir el formulario de registro único empresarial y un anexo de matrícula mercantil en el caso de ser un establecimiento comercial. Así mismo, se requiere la copia del formato RUT y su correcto diligenciamiento.
Hecho lo anterior se procede con la cancelación de los derechos de matrícula como persona natural y con el establecimiento comercial. se adjunta una copia del documento de identificación. Durante los primeros tres meses del año, cada año, los socios o miembros de la sociedad de hecho, deben diligenciar un formulario de registro único empresarial, el cual debe ser presentado y posteriormente, cancelar los derechos de ley correspondientes.
Minuta: en este documento, así como también en la escritura pública, deberá estar presente el conjunto de datos básicos de la sociedad, así como otra serie de términos generales en cláusulas, dentro de las que se encuentran los antecedentes, el objeto de la sociedad o la actividad que se desarrolla y la que hará en el futuro, la duración estimada de la sociedad de hecho, el domicilio de esta, el representante legal, las causales de disolución de la sociedad, comparecientes, reformas de contrato, razones de sanción o exclusión de los socios, entre otros aspectos base.
Cuenta bancaria: se requiere la apertura de una cuenta bancaria en la que se deposite el capital social de la sociedad. Una vez se haga el desembolso del porcentaje necesario, el cual puede variar de acuerdo al país de ubicación, será necesario solicitar la certificación a la entidad bancaria, la cual acredita el depósito de dinero y se convierte en un requisito para la constitución de la empresa.
Estatutos de la sociedad: es necesario que este proceso se realice con la guía de un abogado o de un notario que nos asesore. Aunque parece información muy sencilla, lo cierto es que requiere de sumo cuidado en el momento del diligenciamiento teniendo en cuenta el tipo de sociedad al que planeamos consolidarnos. El contenido de estos estatutos debe incluir el capital social, la razón social o denominación de la sociedad, el objeto social, el domicilio, la forma en la que estará administrada la empresa y las formas de deliberación y de aporte por parte de los socios.
Ventajas de una sociedad de hecho
Una de las facultades más importantes de este tipo de sociedad, tiene que ver con que implica un proceso sencillo para la inscripción, esto si tenemos en cuenta las condiciones actuales en un mundo tan burocratizado. En este proceso, además, se disminuyen los gastos de la administración de forma importante y permite que se creen sociedades de hecho sin que ello implique una gran cantidad de dinero acumulado dentro del capital social.
La sociedad de hecho cuenta con mayor libertad en relación con su regulación y control estatal dado que no cuenta con un sustento jurídico y administrativo establecido. No está obligada a inscribirse, aplica un régimen tributario que le permite ahorrar costes y la carga impositiva es mucho menor si se compara con otro tipo de sociedades.
Para continuar con tu proceso de constitución, asegúrate de contar con la guía de un experto con el que vayas fijando el rumbo de tu empresa.