Qué es el flujo de caja – dinero que se mueve

Definición del Flujo de Caja

El Flujo de caja es el dinero que se mueve (que fluye) dentro y fuera de un negocio en un mes. Aunque parece a veces que el flujo de caja sólo va solo en una dirección, fuera de la empresa, el flujo de caja se mueve en ambos sentidos, dentro y fuera de la empresa.

Palabras clave: Flujo de caja

El flujo de caja se define como el efectivo que está llegando de los clientes o clientes que compran sus productos o servicios. Si los clientes no pagan en el momento de la compra, entonces el flujo de caja es procedente de las recolecciones de cuentas por cobrar.

También el flujo de caja es el dinero está saliendo de su negocio en forma de pagos de gastos, como alquiler o una hipoteca, en pagos mensuales de préstamos, pagos de impuestos y otras cuentas por pagar.

El flujo de caja (cash flow) se puede ver como una imagen de su cuenta de cheques de negocio. Si hay más dinero entrando del que  está saliendo, está en una situación de “flujo de caja positivo” y tiene lo suficiente para pagar sus cuentas. Si sale más dinero del que entra, están en peligro de ser deficitario, y tendrá que encontrar el dinero para cubrir sus sobregiros. Por esta razón, las nuevas empresas normalmente necesitan capital de trabajo, en la forma de un préstamo o línea de crédito, para cubrir la escasez de flujo de efectivo.

El Efectivo vs  el Dinero Real

Para algunas empresas, como restaurantes y algunas tiendas, el dinero en efectivo es dinero en moneda y papel moneda. El negocio lleva el dinero en efectivo de los clientes y a veces, paga sus facturas en efectivo.

Los negocios en efectivo tienen una edición especial para llevar el seguimiento del  flujo de caja, ya que no pueden darle seguimiento a los ingresos a menos que existan facturas u otros documentos. Igualmente, las empresas en  efectivo tienen mayor riesgo de ser auditado por el Impuesto sobre la Renta (IRS).

¿Por qué flujo de caja es tan importante?

La falta de dinero en efectivo es una de las más grandes razones por las cuales las empresas pequeñas se caen. La administración de pequeños negocios, dice que si hay reservas insuficientes de efectivo,  es una razón de peso para que una empresa de arranque no logre el éxito. Se llama quedarse sin efectivo, y termina cerrando lo más rápido que cualquier otra cosa.

El Flujo de caja  cuando se comienza un negocio

El problema del  flujo de efectivo es más difícil cuando se está comenzando un negocio, porque se tienen muchos gastos y el dinero se suele ir rápido y puede ocurrir que no haya ventas o que  los clientes no le paguen. Por lo tanto, se necesitará algunas otras fuentes temporales de efectivo, como a través de una línea de crédito temporal, para ponerse en marcha y en una situación de flujo de caja positivo.

El Flujo de efectivo de negocios estacionales

El flujo de caja es particularmente importante para las empresas estacionales,  como los que tienen una gran fluctuación del negocio en diferentes épocas del año, vacaciones negocios y empresas de verano. De allí que la gestión del flujo de efectivo en este tipo de negocio es complicado, pero se puede hacer con diligencia.

El Flujo de caja vs el beneficio

Es muy posible que su negocio obtenga ganancias, pero no tenga dinero en efectivo. Las ganancias son un concepto de contabilidad, mientras que el flujo de caja, como se señaló anteriormente, es sólo la cantidad en la cuenta de cheques del negocio. Usted puede tener activos como cuentas por cobrar (dinero adeudado a usted por clientes) pero si no se recoge lo que se debe, no va a tener dinero en efectivo. Su sistema de contabilidad también puede mostrar una diferencia entre el efectivo y las ganancias. Si su negocio ejecuta la contabilidad en valores devengados, se reconocen ingresos cuando se envía la factura, a pesar de que el cliente no haya pagado.  En este caso, puede mostrar un beneficio pero no tiene el dinero en efectivo, como flujo de caja.

¿Cómo se  analiza el flujo de caja?

La mejor manera de mantener un registro del flujo de caja en su negocio  es ejecutar un informe de flujo de efectivo. En el estado de los flujos de efectivo se ve el cambio del  dinero (en este caso, su cuenta de cheques de negocios), de diferentes actividades y aumenta o disminuye en otras cuentas en el balance de negocios.

Una manera rápida y fácil para realizar un análisis de flujo de caja es comparar el total de gastos sin pagar con el total ventas en débito al final de cada mes.

Si los gastos sin pagar totales son mayores que el total de ventas en débito, usted necesitará gastar más dinero en efectivo del que usted recibe en el mes siguiente, lo que indica un problema potencial de flujo de caja.  Para profundizar en esta afirmación:

  1. Al final del mes, mira sus ventas totales.
  2. Se suman los gastos  que ha hecho y que todavía tienen que ser pagados.
  3. La diferencia es lo que usted necesitará traer de  ingresos para permanecer estable. Si la escasez de efectivo mensual continúa durante varios meses, se quedará cada vez más atrasado, es decir su empresa puede estar en peligro de caerse por déficit en el flujo de caja.

Soluciones a los problemas de Flujo de Caja

Un negocio debe tener flujo de caja para operar. Pero un negocio con grandes fluctuaciones en el flujo de caja, debe encontrar formas de seguir pagando las facturas incluso si no le está entrando efectivo. Algunos tipos de empresas con problemas de flujo de caja son: los negocios estacionales con altos ingresos en la temporada y pocos ingresos el resto del año, empresas que no han generado ingresos suficientes para pagar las cuentas y empresas técnicas  y de contratos que trabajan en proyectos y deben tener el flujo de efectivo para pagar cuentas y empleados hasta que el cliente paga. Constructores y constructoras también deben pagar facturas esperando terminar un proyecto de construcción y recibir el pago.

Sin duda, debe pagar los gastos en todo momento, como alquiler, utilidades, y seguramente  tendrá que pagar a empleados el tiempo extra durante máximos estacionales. Sin embargo, hay que resistir la tentación de gastar en artículos caros que se pueden poner de lado. Es recomendable colocar el exceso en efectivo en una cuenta de ahorros o fondo de mercado de dinero para los tiempos de vacas flacas que pueden  ayudarle a evitar tener que pedir prestado en esos tiempos.

Consejos para mejorar el flujo de caja 

Crear y utilizar un presupuesto de negocios

Si la situación del flujo de caja de su negocio es cíclica, se puede crear un presupuesto anual para ver cuánto dinero usted necesitará cada mes para pagar facturas recurrentes, y luego construir el ahorro con los meses de efectivo más altos para ver cuánto se necesita.  Un presupuesto es necesario sobre todo para un arranque y un presupuesto (proyectado) pro forma será requerido para recibir financiamiento.

Obtener una línea de crédito

Otra solución para el flujo de caja mínimo, es contactar con un banco local para establecer una línea de crédito. A veces las llamadas líneas de crédito de “capital de trabajo”,  ponen dinero en su cuenta de cheques y usted puede pagar al tener los fondos más tarde. Una fuente de préstamos a corto plazo es el CAPLine, el cual es un préstamo de financiación a través de la administración de pequeños negocios, que ayuda a pequeñas empresas a satisfacer las necesidades de capital de trabajo a corto plazo y coyunturales.

Negociar con proveedores o el crédito de uso comercial  

Desarrollar una buena relación con los proveedores, y pidiendo que le esperen con el pago de sus facturas, puede ayudar con el flujo de caja. El crédito comercial esencialmente pide a sus proveedores financiar su negocio, por lo que tendrá  que ponerlos en la parte superior de la lista para ser pagados en dinero en efectivo una vez lo tenga.

Encontrar fuentes de ingresos adicionales

Trabajar con su administración con nuevas ideas para las líneas de negocio o nuevos productos o servicios que puedan recoger el relevo durante esos meses de bajo flujo de caja.