Definición de la Delegación del trabajo
Si usted es un líder de equipo, emprendedor, o en alguna posición similar de autoridad, el delegar va a ser una clave importante para maximizar su productividad y mantenerse sano durante plazos o grandes cargas de trabajo. El problema es que muchos empresarios y líderes no saben cómo delegar con eficacia, o no están dispuestos a hacerlo a menos que absolutamente lo tengan que hacer. Delegar tareas es una habilidad que, como cualquier habilidad, puede ser aprendida y mejorada con el tiempo.
Palabras clave: Delegar trabajo
Delegar trabajo y funciones significa que usted como líder o gerente requiere del apoyo de otros funcionarios para sacar el trabajo y las funciones adelante con diligencia y eficiencia.
¿Cómo se puede delegar el trabajo con eficacia?
Existen importantes estrategias que permiten a un líder o gerente de empresa delegar de forma práctica y conseguir el aumento de la eficacia de la organización. A continuación le sugerimos algunas de ellas:
- Aprender a dejar ser
El mayor problema de la mayoría de las nuevas caras de jefes y líderes es la incapacidad para dejar marchar su propio trabajo. A veces se sienten tan dedicados a completar su propio trabajo que se niegan a tener la ayuda de otras personas. Otras veces, temen que nadie más tiene las habilidades o capacidades necesarias para ejecutar el trabajo con eficacia.
Cualquiera que sea el caso, la primera prioridad debe ser aprender a dejar ser. Empezar con poco, delegando sólo las tareas más pequeñas y poco a poco ir aumentando la delegación de tareas. Conozca a su equipo y mejore la confianza entre usted y sus compañeros de trabajo. Ir dando pasos y saber que eventualmente tendrá que delegar el trabajo si desea que su equipo tenga éxito.
- Establecer un sistema de prioridad firme
Como parte del proceso de dejar ir, se requiere empezar a desarrollar un sistema de prioridades para las tareas. Por supuesto, este sistema puede variar en base a su experiencia, su industria y los tipos de tareas que normalmente maneja.
Estas tareas pueden ser por lo menos de cuatro categorías, según el grado de esfuerzo que requiere una tarea y el grado de habilidad para crear. La categoría más alta de calificación debe contener tareas que usted mantenga en su propio espacio, mientras que las otras categorías de menor calificación pueden ser asignadas a otros. El grado de esfuerzo que tengan las tareas es el aspecto más importante de considerar para delegar, por ejemplo, alguien da más responsabilidad a una tarea de alto esfuerzo, por lo que, las de baja habilidad le ahorrarán mucho tiempo.
- Tomar en cuenta como líder las fortalezas de sus trabajadores
Usted tendrá que aprender las sutilezas de sus compañeros de equipo. Tenga en cuenta las fortalezas y debilidades, incluyendo su actual potencial, y la gama de habilidades de cada individuo. Al delegar, eche un vistazo a su equipo y asígnele tareas a quien tenga el mayor número de habilidades relevantes para la tarea. Parece una opción obvia, pero muchos líderes delegan a quien tiene la carga de trabajo más ligera o más conveniente.
También es importante ser consistente. Por ejemplo, delegando el mismo tipo de tareas a la misma voluntad individual, lo cual eventualmente aumentará las aptitudes de ese individuo para las tareas.
- Siempre incluir instrucciones
Aunque parece obvio en el proceso de la tarea, asegúrese de incluir instrucciones con cada tarea que delega. Si tiene preferencias específicas de cómo se realizará la asignación, incluir esa información.
Si usted tiene unos plazos estrictos o hitos que necesita golpear, ser claro acerca de ellos. Incluir los datos y las instrucciones directas desde el principio evitarán la mayoría de las brechas de comunicación y permitirá que las tareas se ejecuten con eficacia. Es una estrategia proactiva que tanto usted como sus empleados apreciarán.
- No tenga miedo de enseñar nuevas habilidades
Si falta alguien de su equipo con la capacidad de ejecutar una determinada actividad en su lista de tareas, no significa que no se puede delegar el trabajo. Más habilidades se pueden aprender algunas más fácilmente que otras, por lo que, no tenga miedo de enseñar como parte del proceso de delegación. Aunque la asignación de tareas llevará más tiempo la primera vez, le salvará (ya que deberá entrenar su empleado elegido), ya que es una inversión. Mediante la transferencia de esas habilidades, abre la puerta a asignar todas las tareas similares al personal entrenado en el futuro, en última instancia, ahorrará el tiempo que usted pasó enseñando.
- confiar, pero verificar
Una vez que se delega una tarea, confía en su compañero para ejecutar en sus propios términos. Esto permitirá que la persona aborde el trabajo de la manera que él o ella se siente mejor haciéndolo. Sin embargo, no tenga temor de vez en cuando intervenir y verificar que la tarea se mueve a lo largo como estaba previsto. Por ejemplo, si ha realizado una tarea hace una semana, confía en que su empleado está encima de las cosas, pero envíe un correo electrónico de verificación rápida para asegurarse de que la persona no ha saltado y dejado por alto algo.
- Use la retroalimentación para mejorar la delegación
La retroalimentación es la parte más importante del proceso de delegación, y trabaja en ambas direcciones. Si sus trabajadores han hecho bien una tarea que asignó, hágales saber agradeciéndoles públicamente y ofrezca una alabanza genuina. Si se ha quedado corto, no tenga temor de darle alguna crítica constructiva.
Delegar no es siempre fácil y el proceso no siempre es claro, pero cuanto antes se empieza, cuanto antes se desarrollan los conocimientos para hacerlo con eficacia. Darse cuenta de que el proceso nunca será perfecto, pero puede aprender de sus experiencias y hacer ajustes continuos de mejora.
