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Negocio de trámites de documentos – Características y Ventajas

Iniciar con los trámites de documentos

En la actualidad, el mundo de actividades diarias que debemos realizar nos ocupan gran parte del tiempo y con ello, varias tareas importantes que debemos realizar, entre ellas, trámites y diligencias que deben ser atendidas definitivamente. Es aquí donde la nace la necesidad de un servicio que se encargue de aquellos procesos que no podamos atender. 

Es por eso que, si tienes conocimiento en el trámite de documentos y otro tipo de procesos, además de sentir pasión por los servicios y buscar una idea de negocio rentable, entonces esta puede ser la oportunidad que estabas buscando. 

Veamos cómo funciona y todo lo que necesitas saber. 

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Primeros pasos en el servicio de trámites de documentos

Lo primero que debes tener en cuenta para poner tu negocio en marcha, tiene que ver con estar seguro de lo qué hay que hacer y tomarse el asunto en serio, ya que es fundamental para el éxito de la gestoría. En caso de que no tengas conocimientos, entonces será necesario tomarse un tiempo para formarse.

Antes de pasar a la acción, debes trazar su plan. Debes pensar en la obtención eficaz, las posibles restricciones, las futuras revisiones, los puntos a considerar y las consecuencias de la forma en que utilizarás tu tiempo.

El gestor debe prestar especial atención a la toma de decisiones, la comunicación, las oportunidades y enfocarse en ellas, así como las reuniones, esperas y frecuencia de visitas e insistencia con los funcionarios de los organismos a los que debe acudir para la gestión.

¿Cómo promocionar mi negocio?

Se aconseja hacer uso de la red, abriendo un sitio web en el que indiques tus datos con los servicios que ofreces, y de ser posible el precio estipulado por la realización de los trámites en cada caso. Igualmente, para la publicidad es aconsejable realizar volantes, panfletos y tarjetas para repartir colocando descuentos especiales a los primeros clientes. Entrega tus tarjetas de presentación a los perfiles de los clientes potenciales que hayas identificado en tu sector. 

Funcionamiento de un negocio de trámites de documentos

Esta idea de negocio propone que, a partir de este servicio, la persona o también conocido como gestor, se dedique al trámite de documentos, pero también y si es posoble, al asesoramiento legal, si es abogado. Además el gestor diligencia la apostilla de documentos para uso en el exterior y el trámite de balances personales. Así mismo realiza trámites de partidas de nacimiento, trámites legales, trámites de las cédulas de identidad, licencias de conducir, certificados médicos para licencias entre otros.

La palabra gestor es un término que se utiliza en los campos administrativos, judiciales o económicos, para referirse a aquella persona que tiene como principales actividades las de gestar diferentes tipos de acciones o medidas en el rubro en este caso, de trámites.

Entonces, ¿cuáles son las tareas de un gestor de trámites?

Los gestores actúan en el ámbito administrativo para realizar trámites de diverso tipo, son quienes se ocupan de llevar adelante los trámites que normalmente incluyen procedimientos o transacciones que las personas comunes no conocen y a las que a veces tampoco pueden acceder. Por lo tanto, los gestores son típicos de las entidades públicas aunque también pueden ser personas contratadas por el interesado para desentenderse de las complicaciones de tales acciones. 

Requisitos para ofrecer un servicio de trámites de documentos

La persona que se lance a este tipo de negocio debe tener los conocimientos necesarios para realizar los trámites de los que se va a hacer cargo, esto es; conocer los pasos para cada una de las diligencias, los documentos requeridos, los horarios de funcionamiento en las entidades encargadas, requisitos y demás aspectos base. Esta información debe hacerse con anterioridad de acuerdo al caso particular que se esté atendiendo. 

Identifica tu público objetivo

El público objetivo de este negocio son todas aquellas personas que trabajan y no tienen tiempo para ir a los organismos a realizar trámites y delegan este trabajo al gestor.  También son clientes potenciales, las personas de alto poder adquisitivo que prefieren pagar a los gestores para desentenderse de las complicaciones de los trámites ante organismos públicos, notarías, entre otros.

tramite de documentos

Necesidades materiales del local de funcionamiento 

Aunque un gestor al inicio puede que no tenga un espacio o un local de funcionamiento, es conveniente pensar en acondicionar uno que sea accesible al cliente, llamativo, sencillo pero sobrio. Con al menos un escritorio y un sistema de computación con conexión a la red. Podrás ir ampliándolo con un espacio de espera, con sillas cómodas.

También el gestor requiere movilizarse, por lo que de ser posible, debe contar con un vehículo para ganar tiempo en el traslado a los organismos de trámites. Igualmente, si al comienzo instalas tu oficina en casa, debes contar con al menos un escritorio que esté en un espacio tranquilo donde puedas ponerte en contacto con tus clientes. 

¿Cuánto dinero necesito para empezar?

El mayor costo a determinar es el costo del tiempo que se emplea en el trámite de documentos y gestoría. A este costo también hay que sumarle los costos de traslado, pagos de aranceles, algunos implementos que se requieran de oficina, entre otros. 

El costo del equipo de computación con impresora, los costos relacionados con el local u oficina si la abre, dentro de la cual debe contar el escritorio, sillas, insumos como tinta, papel, gastos de luz, alquiler, agua y otros del local, también deben tenerse en cuenta. Esta  información también te permitirá determinar la tarifa por servicio. 

documentos

Consejos para ofrecer un servicio de trámites de documentos 

Un buen gestor debe estar consciente que en la gestión de trámites  se tiene que conocer el nombre de las personas encargadas de realizar estos trámites, el plazo, todos los datos posibles de la persona para quien realiza el trámite, que debe estar al tanto del trámite,  entenderlo y aceptarlo.

Los buenos gestores se aseguran que tanto sus planes de acción como sus necesidades de información sean comprendidos por el cliente.

La honestidad es una cualidad de oro del gestor de tramites de documentos. Así mismo, se requiere ser persistente con la publicidad, repartiendo volantes, tarjetas de presentación, para que, de esta forma, puedas crear una imagen agradable, frecuente y sobre todo, puedas atraer a los clientes, ganándote su confianza y reconocimiento en el mercado.

Puntos débiles: el gestor debe asegurar al cliente y probarle que el trámite realizado es válido y creíble ante los organismos donde se deben presentar los documentos gestionados. Por lo tanto, los sellos, estampillas y otros elementos que llevan los documentos gestionados deben ser verificados por el cliente en su autenticidad antes de realizar el pago al gestor por el trámite.

Ten en cuenta que un negocio como estos no crece de la noche a la mañana, sobre todo cuando puedes encontrar resistencia por parte de posibles clientes quienes por temor y desconfianza, rechacen el servicio. Sin embargo, esto no quiere decir que tenemos todo perdido, pero sí que debemos esforzarnos por lograr ganar su confianza. 

Puntos a favor: es una idea de negocio que puedes gestionar de acuerdo a tus condiciones de tiempo, pero teniendo en cuenta que te tomará varias horas realizar cada trámite. Puedes iniciar en la comodidad de tu casa, sin necesidad de tener que conseguir un local de funcionamiento que termina por aumentar considerablemente el capital de inversión inicial. 

Además de que te conviertes en tu propio jefe, tienes la posibilidad de elegir el tipo de clientes a los que te vas a enfocar, así como también los trámites que vas a realizar. 

En todo negocio pero en particular en el negocio del trámite de documentos y gestoría, se requiere perseverancia, compromiso,  dedicación y paciencia mientras se afianza el espacio. 

Inicia tu negocio hoy.