Montar una empresa de organización de eventos

Cómo crear una empresa de organización de eventos

Cada día las empresas realizan más y más eventos, ya sea para lanzar un nuevo producto, para agasajar a alguien importante que llega del exterior o incluso para celebrar aniversarios y otros acontecimientos con sus empleados. Por supuesto que organizar un evento de esta índole requiere de mucho tiempo y energía que, de no existir alguien se decida montar una empresa de organización de eventos, le restaría mucho tiempo a los empleados de la empresa hacerlo y el trabajo sufriría retrasos y pérdida de calidad. Es aquí donde tu empresa organizadora entra en acción.

De qué se encarga quien decide montar una empresa de organización de eventos

Cuando decides montar una empresa de organización de eventos, debes tener muy en claro desde el comienzo de qué te encargarás. Primero que nada veamos con qué tipo de eventos puedes toparte: agasajos, aniversarios, recibimientos, despedidas, eventos deportivos, bodas, cumpleaños, bautismos, baby shower, entre otros. Como verás, no todos son eventos empresariales. Un aspecto muy positivo es que todos, en mayor o menor medida, requerirán de servicios muy similares, ya que lo que organizan es una fiesta y todas las fiestas tienen, aproximadamente, necesidades similares.

Montar empresa de organización de eventosAhora bien, tus tareas serán las siguientes: en primer lugar tú serás el filtro entre las opciones que existen en el mercado y tu cliente. ¿Qué quiere decir esto? Que cuando llega la hora de presentarle las opciones en salones a tu cliente, no le presentarás veinte, sino que habrás hecho una pre-selección de tres o cuatro, basándote en las necesidades que se te habrán especificado. De este modo será con cada uno de los servicios que presentes.

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Veamos entonces de qué tendrás que ocuparte: salón, servicio de catering, mesa de postres, espectáculos (si hubiera algún show), invitaciones, música, disposición de las mesas, protocolo, mozos, bebidas y algún otro detalle que el cliente requiera que realices.

Es decir, será tu responsabilidad que todas y cada una de los detalles esté listo en tiempo y forma. Para ello deberás contar con la decisión final del cliente para cada servicio, lo antes posible y poder así ultimar detalles con cada proveedor. También te encargarás de controlar que lo que se contrató sea lo que efectivamente esté presente el día del evento. Es decir, si se compraron diez cajas de Champagne, debes controlar que las diez cajas estén presentes y en buen estado. Con respecto a la comida, comprobarás su estado, temperatura y que coincida con lo contratado. Del mismo modo harás con cada servicio contratado.

Montar una empresa de organización de eventos y hacerla rentable

Muchas son las estrategias que puedes utilizar para ser un exitoso empresario una vez estés determinado a montar una empresa de organización de eventos.

Para comenzar, puedes publicitarte de manera efectiva: guía telefónica para empresas, revistas de novias, de negocios y de bébés, quienes serán en definitiva tus principales clientes, internet (página web propia y contratar publicidad en páginas que vendas productos para fiestas y eventos, por ejemplo.)

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Una muy buena idea, que te dará prestigio y confiabilidad, es armarte un portfolio con fotos de trabajos que hayas hecho. De este modo, podrás llevarlo contigo para mostrarle a los potenciales clientes para futuros proyectos.

1 Comment

  1. Hola, quisiera montar un taller de reparación de sistemas hidráulicos reparo Compactadores de basura, grúas de brazos articulados para realizar trabajos de electricidad, maquinaria pesada, agrícolas, bombas, tomafuerzas, actuadores, gatos hidráulicos de todos tipos, valvulas de todo tipo, volquetas… Etc tengo mas de 25 años de experiencia. Quisiera probar en Ecuador. Gracias.

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